Datenschutzhinweise für die Verwendung von „Microsoft Teams“
Die Telair International GmbH möchte Sie nachfolgend über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von „Microsoft Teams“ informieren.
I. Verantwortlicher für die Datenverarbeitung im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)
Telair International GmbH
Bodenschneidstraße 2
83714 Miesbach
Telefon: +49 (0) 8025 29-0
E-Mail: info@telair.com
Website: www.telair.com
Hinweis: Soweit Sie die Internetseite von „Microsoft Teams“ aufrufen, ist der Anbieter Microsoft Corporation für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung von „Microsoft Teams“ jedoch nur erforderlich, um sich die Software für die Nutzung von „Microsoft Teams“ herunterzuladen.
Wenn Sie die „Microsoft Teams“-App nicht nutzen wollen oder können, können Sie „Microsoft Teams“ auch über Ihren Browser nutzen. Der Dienst wird dann insoweit auch über die Website von „Microsoft Teams“ erbracht.
II. Datenschutzbeauftragter
Unseren externen Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter
Rechtsanwalt Dr. Karsten Kinast, LLM
Hohenzollernring 54
50672 Köln
Telefon: +49 (0) 221 222183-0
E-Mail: mail@kinast.eu
Website: www.kinast.eu
III. Zweck und Umfang der Datenverarbeitung
Wir nutzen die Applikation „Microsoft Teams“ der Microsoft Corporation, um Telefonkonferenzen, Online-Meetings und Videokonferenzen durchzuführen.
Folgende personenbezogene Daten können Gegenstand der Datenverarbeitung sein:
- Angaben zum Benutzer: z.B. Anzeigename, ggf. E-Mail-Adresse, ggf. Profilbild
- Meeting-Metadaten: z.B. Datum, Uhrzeit, Meeting-ID
- Text-, Audio- und Videodaten: Nutzen Sie die Chatfunktion, werden ggf. von Ihnen in diesem Rahmen angegebene personenbezogene Daten verarbeitet, um diese im „Online-Meeting“ anzuzeigen. Um Videoanzeigen und Audiowiedergaben zu ermöglichen, können während der Nutzung von Microsoft Teams Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet werden. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die „Microsoft Teams“-Applikationen abschalten bzw. stummstellen.
IV. Rechtsgrundlage
Werden personenbezogene Daten von Beschäftigten der Telair International GmbH verarbeitet werden, dient § 26 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) als Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung. Ist die Verarbeitung personenbezogener Daten während der Nutzung von „Microsoft Teams“ nicht für die Begründung, Durchführung oder Beendigung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich, für eine Nutzung von „Microsoft Teams“ allerdings unerlässlich, dient Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO als Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Unser berechtigtes Interesse besteht in diesen Fällen an der effektiven Durchführung von „Online-Meetings“ zur Aufrechterhaltung und Optimierung von Geschäftsprozessen.
Im Übrigen ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Nutzung von „Microsoft Teams“ Art. 6 Abs. 1 S. lit. b DSGVO, soweit „Microsoft Teams“ im Rahmen von Vertragsbeziehungen durchgeführt werden. Sofern keine vertraglichen Beziehungen bestehen, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Auch hier besteht unser berechtigtes Interesse an der effektiven Durchführung von „Online-Meetings“ zur Aufrechterhaltung und Optimierung von Geschäftsprozessen
V. Empfänger
Personenbezogene Daten, die bei der Nutzung von „Microsoft Teams“ verarbeitet werden, werden nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht zur Weitergabe bestimmt sind.
Der Anbieter von „Microsoft Teams“ erhält notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten, soweit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrages mit „Microsoft Teams“ vorgesehen ist.
Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union (EU)
Eine Datenverarbeitung außerhalb der (EU) erfolgt grundsätzlich nicht, da Telair International GmbH Server mit Standorten in der EU verwenden. Es kann nicht ausgeschlossen werden, dass Datenrouting über Internetserver erfolgt, die sich außerhalb der EU befinden. Dies kann insbesondere dann der Fall sein, wenn sich Teilnehmende an „Online-Meeting“ in einem Drittland aufhalten.
VI. Speicherdauer
Die verarbeiteten personenbezogenen Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zwecks, für den sie verarbeitet wurden, nicht mehr erforderlich sind, es sei denn, gesetzliche Aufbewahrungspflichten stehen dem entgegen.
VII. Rechte
Als betroffener Person einer Datenverarbeitung stehen Ihnen gegenüber der Telair International GmbH folgende Rechte zu:
- Recht auf Auskunft, Art. 15 DSGVO,
- Recht auf Berichtigung, Art. 16 DSGVO,
- Recht auf Löschung, Art. 17 DSGVO,
- Recht auf Einschränkung, Art. 18 DSGVO,
- Recht auf Datenübertragbarkeit, Art. 20 DSGVO,
- Widerruf einer ggf. erteilten Einwilligung für die Datenverarbeitung jederzeit ohne Angabe von Gründen, Art. 7 Abs. 3 DSGVO,
- Widerspruchsrecht, Art. 21 DSGVO,
- Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.
Privacy policy “Microsoft Teams”
Telair International GmbH would like to inform you in the following about the processing of personal data in con-nection with the use of “Microsoft Teams”.
I. Data processing controller in terms of the General Data Protection Regulation (GDPR)
Telair International GmbH
Bodenschneidstraße 2
83714 Miesbach
Phone: +49 (0) 8025 29-0
E-mail: info@telair.com
Website: www.telair.com
Note: If you access the website of “Microsoft Teams”, the provider Microsoft Corporation is responsible for data processing. Using the website is only necessary for the use of “Microsoft Teams” in order to download the software for the use of “Microsoft Teams.
If you do not want to or cannot use the “Microsoft Teams” app, you can use “Microsoft Teams” via your browser. This service is also provided via the “Microsoft Teams” website.
II. Data protection officer
Rechtsanwalt Dr. Karsten Kinast, LLM
Hohenzollernring 54
50672 Köln
Phone: +49 (0) 221 222183-0
E-mail: mail@kinast.eu
Website: www.kinast.eu
III. Purpose and scope of data processing
We use the “Microsoft Teams” application from Microsoft Corporation to conduct conference calls, online meetings and video conferences.
The following personal data may be subject to data processing:
– Information about the user: e.g. display name, e-mail address, profile picture
– Meeting-Metadata: e.g. date, time, Meeting-ID
– Text, audio and video data: If you use the chat, any personal data you may have provided in this context will be processed in order to display them in the “online meeting”. In order to enable video displays and audio playback, data from the microphone of your terminal device and from any video camera of the terminal device may be processed during the use of Microsoft Teams. You can switch off or mute the cam-era or microphone at any time.
IV. Legal basis
If personal data by employees of Telair International GmbH is processed, § 26 of Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) serves as the legal basis for data processing. If the processing of personal data during the use of “Microsoft Teams” is not necessary for the establishment or termination of an employment relationship, but is indispensable for the use of “Microsoft Teams”, Art. 6 para. 1 sentence 1 letter f GDPR serves as the legal basis for the data processing. In these cases, our legitimate interest is in the effective implementation of “online meetings” to maintain and optimise business processes.
Furthermore, the legal basis for data processing during the use of “Microsoft Teams” is Art. 6 Para. 1 S. lit. b GDPR, in case “Microsoft Teams” is used in the context of contractual relationships. Where no contractual relationships exist, the legal basis is Art. 6 para. 1 sentence 1 lit. f GDPR. Here too, we have a legitimate interest in the effective implementation of “online meetings” to maintain and optimise business processes.
V. Recipients
Personal data processed when using “Microsoft Teams” will not be passed on to third parties, unless it is intended for disclosure.
The provider of “Microsoft Teams” necessarily obtains knowledge of the above-mentioned data to the extent that this is provided for in our contract processing agreement with “Microsoft Teams”.
Data processing outside the European Union (EU)
As a matter of principle, no data processing outside the (EU) is carried out, as Telair International GmbH uses serv-ers with locations in the EU. It cannot be excluded that data routing is carried out via Internet servers located out-side the EU. This may be the case in particular if participants in “online meetings” are in a third country.
VI. Storage time
The processed personal data will be deleted as soon as they are no longer necessary to achieve the purpose for which they were processed, unless statutory retention obligations prevent this.
VII. Rights of the data subject
As a data subject of a data processing you have the following rights towards Telair International GmbH:
• Right of access by the data subject, Art. 15 GDPR,
• Right of rectification, Art. 16 GDPR,
• Right to erasure, Art. 17 GDPR,
• Right to restriction of processing, Art. 18 GDPR,
• Right to data portability, Art. 20 GDPR,
• Right to withdraw consent at any time, Art. 7 Para. 3 GDPR,
• Right to object, Art. 21 GDPR,
• Right to lodge a complaint with a supervisory authority.